درخواست با موفقیت ارسال شد .
در ارسال خطایی رخ داده دوباره تلاش کنید .

تـــماس بــــا رنـــگارنـــگ

گروه نرم افزاری رنگارنگ >> اخبار >> یازده کاربرد نرم‌افزار اتوماسیون ویژه چاپ برای چاپخانه

یازده کاربرد نرم‌افزار اتوماسیون ویژه چاپ برای چاپخانه

کاربرد نرم‌افزار اتوماسیون ویژه چاپ برای چاپخانه


کاربرد اول: گزارشی از میزان ضایعات اجناس مصرفی در اختیار شما قرار می‌دهد.

در این گزارش اطلاعات کاملی از میزان ضایعات چاپخانه خود به دست می‌آورید که با اطلاعاتی که در اختیار شما قرار می‌گیرد قادر به رفع مشکلات یا نواقص و کاهش هزینه درنتیجه افزایش سودآوری خواهید بود. اطلاعاتی نظیر:

میزان ضایعات هر جنس در هرماه، جمع هزینه ریالی ضایعات، میزان ضایعات بر اساس هر فاکتور، بر اساس اپراتور دستگاه و بر اساس دستگاه چاپ. این گزارش تصویر روشنی در مورد نحوه عملکرد یک اپراتور یا دستگاه در اختیار شما قرار خواهد داد.


کاربرد دوم: کارمندان خوشحال، مشتریان را خوشحال می‌کنند!

با استفاده از سیستم اتوماسیون قادر به محاسبه و گزارش‌گیری میزان کارکرد و مقایسه راندمان کاری پرسنل خود هستید. با تشویق کارمندانی که بازدهی بالا دارند انگیزه آن‌ها برای انجام بهتر امور بالا رفته، درنتیجه مشتریان از کار با شما راضی‌تر خواهند بود.

برای مثال میزان ساعت کار طراح بر روی هر طرح، میزان درآمدزایی هر طراح، متراژ یا میزان چاپ هر اپراتور دستگاه، تعداد سفارشات ثبت‌شده توسط پرسنل فروش و ... قابل‌محاسبه می‌باشد.


کاربرد سوم: با استفاده از اتوماسیون و با برقراری ارتباط تحت شبکه، در لحظه از وضعیت سفارش مشتری اطلاع خواهید داشت.

خدمات چاپ شامل فرآیندی است که طی آن گروهی از فعالیت‌ها انجام‌شده و سفارش آماده تحویل به مشتری می‌شود. بدین منظور همکاری پرسنل و در ارتباط بودن آن‌ها برای پیگیری وضعیت سفارش و یا اطلاع‌رسانی تکمیل کار از هر مرحله‌به‌مرحله بعدی یکی از مشکلات موجود در چاپخانه‌هاست.

در صورت پیگیری وضعیت سفارش توسط مشتری، با یک کلیک در مدیریت سفارشات وضعیت سفارش اطلاع داده خواهد شد. همچنین اطلاعات دیگری نظیر شخص انجام دهنده، تاریخ و ساعت و توضیحات وی در این صفحه وجود دارد. در این صورت زمانی که برای مثال مشتری از کیفیت کار ناراضی باشد امکان مشاهده تاریخچه و پیگیری مقصر وجود دارد.


کاربرد چهارم: فرم گردش کار و لیست کاری اتوماتیک برای پرسنل خواهید داشت.

لیست کاری پرسنل بر اساس خدمات موردنیاز سفارش به‌صورت اتوماتیک ایجادشده است برای مثال پس از ثبت سفارش، طراح وظیفه خود را مشاهده کرده و پس از طراحی، برای اپراتور چاپ ارسال می‌کند. اپراتور چاپ لیست کارهای قابل‌چاپ به همراه جزییات را مشاهده کرده و با کلیک روی تکمیل کار، سفارش به بخش خدمات تکمیلی ارسال می‌شود

کاربرد پنجم: رضایت مشتریان را با اطلاع‌رسانی دقیق و به‌موقع افزایش می‌دهید.

در بسیاری از موارد مشتری جهت پیگیری وضعیت سفارش خود با مجموعه شما تماس می‌گیرد که این امر سبب هدر رفتن وقت پرسنل برای پیگیری وضعیت سفارش و یا مشغولی مداوم خطوط تلفن می‌شود.

شما می‌توانید با تنظیم ارسال خودکار پیامک، وضعیت سفارشات مشتریان را در حالت آماده تحویل، تکمیل چاپ، خروج کاغذ از انبار، تکمیل طراحی، ثبت فاکتور، تبریک روز تولد و اعلام میزان بدهی به مشتریان خود اطلاع‌رسانی کنید. همچنین امکان ارسال پیامک گروهی به مشتریان جهت تبریک اعیاد یا اعلام تخفیفات ویژه وجود دارد.


کاربرد ششم: حذف فرم‌های سفارش دست‌نویس و سیستم یکپارچه اداری

بسیاری از چاپخانه‌ها باوجود اطلاع از مزایای سیستمی و به‌روز شدن روند کار، به دلیل وابستگی به سیستم‌های قدیمی، همچنان از روندهای قبلی استفاده کرده و مشکلات چاپخانه را با خرید نرم‌افزارهای مجزا جهت انجام امور حسابداری، انبارداری و گردش کار، به‌صورت مقطعی حل می‌کنند.

 برای مثال:

 از فرم‌های سفارش دست‌نویس استفاده کرده و پس از انجام کار واحد حسابداری فاکتور را ثبت می‌کند. انباردار نیز از نرم‌افزار مجزایی استفاده کرده و یا به‌صورت دفتری ورود و خروج اجناس را ثبت می‌کند. منشی دفتر نیز دفترچه تلفن مجزایی استفاده کرده و اطلاعات مشتریان را ثبت می‌کند که نتیجه این امر پراکندگی اطلاعات و دوباره‌کاری در ثبت آن‌ها می‌باشد.

به‌منظور نظم بخشیدن به امور چاپخانه و یا دفتر تبلیغاتی خود، می‌توانید با استفاده از سیستم اتوماسیون ویژه چاپ، جهت مدیریت کلیه امور، چاپخانه را به نرم‌افزاری واحد و یکپارچه مجهز کرده و ضمن کاهش دوباره‌کاری به انجام امور در چاپخانه سرعت بخشید.


کاربرد هفتم: اتوماسیون، اطلاعات مفیدی در اختیار مدیران برای تصمیم‌گیری قرار می‌دهد.

سیستم اتوماسیون، با توجه به یکپارچگی که به اطلاعات می‌دهد، دید مدیر را وسعت داده و او را در اخذ تصمیم‌گیری یاری می‌کند. با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون،علاوه بر دریافت گزارش‌هایی از قبیل میزان فروش محصولات مختلف و هزینه‌های مربوط به چاپخانه در بازه‌های زمانی موردنظر، میزان ضایعات و راندمان کاری پرسنل قابل‌ردیابی می‌باشد. درواقع سیستم، اطلاعات را دسته‌بندی کرده و به‌صورت آماده در اختیار مدیر قرار می‌دهد.


کاربرد هشتم: ارسال و دریافت سفارشات به همکار و کنترل مراودات با همکار

به دلیل تنوع خدمات در حوزه چاپ و تبلیغات، موارد زیادی وجود دارد که بخشی از سفارش یا کل سفارش جهت انجام به همکار ارسال می‌گردد. در این قبیل سفارشات، تاریخ ارسال و دریافت سفارش از همکار در سیستم ثبت می‌گردد، سپس هزینه انجام خدمات در بخش مالی درج می‌شود. در بخش ثبت مراودات همکاری، گزینه حواله و تسویه سفارشات در دست همکار وجود دارد که می‌توان با استفاده از آن، عملیات مربوط به امور مالی ارسال‌شده به همکار (به‌عنوان واسطه) را به انجام رسانید. از دیگر محاسن سیستم، امکان ثبت قرارداد خرید برای همکاران می‌باشد. در این حالت امور مالی همکار با سهولت و با دقت بیشتر انجام می‌پذیرد و اختلاف حساب‌ها از بین می‌رود.


کاربرد نهم: جست‌وجو سریع فایل‌ها بر اساس کلیدواژه‌ها و یا طراح مربوطه

با استفاده از جست‌وجوی پیشرفته فایل‌ها، بسیار سریع و آسان طرح و یا فایل موردنظر خود را پیدا کنید.

با استفاده از این امکان، در زمان ثبت سفارش و یا بعد از طراحی طرح توسط طراح، کلیدواژه‌هایی برای هر فایل در نظر گرفته می‌شود که بر همین اساس فایل‌ها دسته‌بندی‌شده و امکان جست‌وجو سریع فایل‌ها و طرح‌ها به‌وسیله کلیدواژه‌ها فراهم می‌شود.


کاربرد دهم: دسترسی کنترل‌شده پرسنل به اطلاعات برحسب نیاز

با استفاده از گروه‌های کاربری قابل‌تعریف در نرم‌افزار، تنها به صفحات موردنیاز پرسنل برحسب نیازشان دسترسی خواهید داد.

درصورتی‌که از فرم سفارش دست‌نویس استفاده می‌کنید پرسنل چاپ، طراحی و ... به اطلاعات مشتری و جزییات مبالغ فاکتور دسترسی دارند. با ایجاد گروه‌های کاربری مخصوص طراح، اپراتور، مالی و فروش و...و با انتخاب صفحات مورداستفاده آن‌ها دسترسی لازم به هر شخص با فیلتر مشخص داده می‌شود. در این صورت از ویرایش و حذف بی‌دلیل اطلاعات و فاکتورها جلوگیری می‌شود.

کاربرد یازدهم: جلوگیری از خطای انسانی

استفاده از سیستم اتوماسیون از بروز خطاهای انسانی جلوگیری کرده یا خطاها را به حداقل می‌رساند.

در اتوماسیون تمامی مراحل کار توسط کاربران ثبت‌شده و هر کاربر از وظایف خود اطلاع دارد به همین دلیل میزان خطاها کمتر شده و تمامی وظایف در مورد یک سفارش به ترتیب انجام‌شده و به مرحله بعد می‌رود.

این امکان از خطاهایی که در صفحه سفارش و محاسبه هزینه، متراژ و جمع کل و... به وجود می‌آید جلوگیری می‌کند و مانع از بروز خطا در واردکردن داده‌هایی نظیر اطلاعات تماس مشتری در سیستم می‌شود؛ و درنهایت اگر خطایی در هر مرحله از کار صورت گرفته باشد قابل‌پیگیری می‌باشد و می‌توان بررسی نمود که در کدام مرحله و توسط کدام کاربر خطا به وجود آمده است.

[دوشنبه 16 مرداد 1396]
اشتراک
در صورتی که مطلب فوق مورد توجه شما قرار گفت از طریق راه های ارتباطی زیر آن را به اشتراک بگزارید.